Depuis 1936 en France, les salariés profitent de congés payés, c’est un droit qui a évolué de 2 à 5 semaines par an. Par contre, la gestion des congés elle, est plus compliquée que jamais ! En effet, les entreprises sont confrontées à un problème de taille en termes de gestion qui se complique davantage avec les absences, les arrêts maladies, les RTT … Surtout durant les périodes des fêtes et la saison estivale. La gestion des ressources humaines est donc très affectée par cette complexification qui touche la gestion des congés.
Aujourd’hui, nous allons vous donner des astuces et des méthodes pour réussir votre gestion des congés afin que ces derniers n’affectent pas la productivité de votre entreprise.
Qu’est-ce que la gestion des congés ?
La gestion des congés encore dite « gestion des congés et absences » est une tâche réservée pour le service des ressources humaines. Elle consiste à organiser les congés et les absences des salariés au sein d’une entreprise.
La gestion des congés a plusieurs objectifs :
- Simplifier le processus des congés,
- établir les validations des demandes de congés,
- assurer le bon fonctionnement des informations transmises,
- établir le planning des congés,
- s’organiser pour éviter les erreurs …
Pour les employés, le principal objectif de la gestion des congés est de connaître les informations suivantes : le solde du congé, comment faire une demande de congé, et où peut-on suivre le solde des congés ?
Comment simplifier la gestion des congés ?
La première chose à laquelle on doit s’intéresser, c’est de prendre en considération toutes les absences des employés que ce soit des congés payés, des RTT, des congés sans solde, des arrêts maladies, des congés de maternité, récupération des heures supplémentaires …
Les RH sont un service qui doit être au cœur de l’opération de dématérialisation. En effet, la transformation digitale doit commencer par le service des ressources humaines. Ceci permettra d’accélérer le processus, de centraliser les informations et supprimer les tâches à faibles valeurs. Il y a plusieurs outils dédiés spécialement aux entreprises qui permettent justement de prendre en considération ce genre de tâche.
Lorsque la gestion des congés du personnel est digitalisée, cela vous donnera plus de temps, vous pouvez l’utiliser pour lancer de nouvelles tâches avec vos collaborateurs.
Comment gérer les congés des employés ?
Mais concrètement, comment se fait la gestion des congés ? Alors, les maîtres mots sont : management et planning. Effectivement, les entreprises ont besoin de planifier les congés des employés pour plusieurs raisons : planifier l’équipe selon le nouveau nombre d’effectifs. Il faut réussir à assurer le bon fonctionnement des tâches en l’absence d’un employé.
Il convient donc aux managers de bien organiser l’absence d’un employé ou des employés tout en assurant la continuité du travail. Le planning des congés est donc un outil très important à prendre en charge.
Vous pouvez organiser la gestion des congés gratuitement, en téléchargeant l’outil de gestion le plus populaire, Excel !
En effet, jusqu’aujourd’hui, beaucoup d’entreprises utilisent l’Excel comme outil de gestion, bien que sur la toile vous pouvez trouver de nombreux outils, gratuits ou payants.
Ce qui distingue l’Excel c’est sa facilité. Effectivement, son utilisation est très simple et facile. Sa plateforme est très facile à maîtriser.
La dématérialisation de la gestion des congés vous offre beaucoup de liberté, vous permet de gagner beaucoup plus de temps, et vous permet de réussir votre tâche sans erreur.
Conclusion
La gestion des congés devient de plus en plus facile. En effet, l’éternelle question : » qui part en congés le mois prochain ? « . Trouve vite sa réponse. Vous n’avez qu’à consulter votre feuille Excel (ou tout autre outil que vous pouvez utiliser, pour trouver organiser les congés de votre personnel. Vous ne risquez pas de faire des erreurs ou de vous trouver sans personne.
Le numérique vous aide à bien gérer les imprévus. La digitalisation du service des ressources humaines devient donc une obligation, puisqu’elle offre un grand coup de pouce aux responsables. Tout ce que vous avez à faire, c ‘est d’ouvrir la page Excel (qui se trouve gratuitement dans tous vos ordinateurs) et de planifier les congés de votre personnel.
Mais quelque soit le logiciel, l’anticipation des congés par un outil digital est un excellent moyen pour s’organiser.
Les congés dans une entreprise demande de la précision
Vous ne pouvez pas accorder selon la volonté des salariés tous les congés qu’ils pourront vous demander. Il y a bien sûr des dispositions légales, mais également des termes listés dans les contrats. Par exemple, avec un CDI, vous avez cinq semaines pour les congés, il est possible de les dispatcher au cours de l’année comme le salarié le souhaite.
- Par contre, une bonne gestion des congés permet à une société de ne pas perdre le rythme de la productivité.
- Lorsque les services sont en congé en même temps, vous vous rendrez rapidement compte que le chiffre d’affaires sera plus faible.
- Vous ne pourrez pas répondre à la demande de vos clients et il sera difficile de les satisfaire puisque les employés seront absents pendant plusieurs jours.
Le logiciel vous permet d’avoir une gestion optimisée, vous savez si les salariés peuvent ou non prendre des congés et si cela est possible par rapport à la disponibilité des autres employés en fonction des services. N’hésitez pas à tester plusieurs logiciels pour être certain de trouver le meilleur qui sera en adéquation avec vos préférences, et surtout votre domaine d’activité (immobilier, commerce, services…).
La différence entre les congés payés et sans solde
Les salariés ont souvent une vraie méconnaissance par rapport à leurs congés, car ils peuvent être payés selon la rémunération fixée dans le contrat de travail, mais ils sont parfois sans solde. Dans le premier cas de figure, vous avez le droit de partir en vacances pendant 5 semaines si vous avez travaillé une année complète à plein temps.
- Vous gagnez 2.5 jours par journée de travail complète, cela vous permet de prendre quelques congés au fil des mois.
- Vous formulez la demande au service des ressources humaines et en fonction du logiciel, elle sera acceptée ou refusée.
- Vous aurez alors votre salaire normal même pendant vos congés qui sont donc payés comme le nom l’indique.
Pour les congés sans solde, il y a une petite différence, car vous pouvez bien sûr vous absenter de l’entreprise, mais il y a une notion à prendre en compte. En effet, l’entreprise ne pourra pas vous rémunérer pendant cette période puisque vous demandez des congés sans solde. Il est judicieux de bien réfléchir à cette éventualité puisque l’absence de votre salaire peut être problématique pour votre quotidien. De plus, n’hésitez pas à discuter avec votre employeur pour savoir s’il pourrait accepter.